Czy chatboty AI mogą być Twoim wirtualnym asystentem?

Streszczenie

Chatboty AI działają najlepiej, gdy są wykorzystywane strategicznie do określonych zadań, a nie jako uniwersalni asystenci.
Każdy chatbot AI (Gemini, Siri, ChatGPT, Claude itp.) ma swoje unikalne mocne strony, co czyni go idealnym do określonych przepływów pracy.
Podziel obciążenie pracą na poziomie makro na mikroprzepływy pracy, a następnie przypisz konkretne chatboty AI, które dobrze radzą sobie z tymi konkretnymi przepływami pracy.

Chatboty AI może nie są niestrudzonymi asystentami działającymi 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, jak obiecali firmy technologiczne, ale przy właściwym podejściu mogą pomóc Ci zwiększyć produktywność i zrobić więcej. Oto, co musisz wiedzieć, aby używać chatbotów AI jako wirtualnych asystentów.

Zrozumienie wirtualnych asystentów vs. asystentów cyfrowych vs. chatbotów AI

Wirtualny asystent (VA) w tradycyjnym znaczeniu oznacza pracownika zdalnego, który zapewnia wsparcie administracyjne. Niektóre VA są wykwalifikowane w korzystaniu z określonych narzędzi i mogą również pomóc w zadaniach kreatywnych lub technicznych. Zatrudniają ich głównie zapracowani profesjonaliści - tacy jak dyrektorzy generalni, założyciele start-upów i VIP-y - którzy potrzebują dodatkowej pary rąk, aby ich życie osobiste i zawodowe toczyło się gładko.

Ludzie zatrudniają wirtualnych asystentów do delegowania bardziej przyziemnych i powtarzalnych zadań dnia, dzięki czemu mogą skupić swój umysł i energię na zadaniach o znaczeniu krytycznym, które wymagają ich pełnej uwagi. Może to sprawić, że zaczniesz się zastanawiać: „Czy nie byłoby wspaniale, gdybyśmy mieli w życiu VA, który pomagałby nam w codziennych obowiązkach i nudnej pracy?” Tutaj właśnie pojawiają się cyfrowi asystenci!

Narzędzia takie jak Asystent Google, Siri i Alexa zostały zaprojektowane, aby pomóc nam usprawnić niektóre z naszych codziennych zadań za pomocą prostych poleceń głosowych. Problem w tym, że ci asystenci cyfrowi nie rozumieją języka naturalnego i trzeba używać określonych zwrotów, aby zmusić ich do zrobienia tego, co chcesz - a nawet wtedy zakres ich możliwości jest dość niewielki. Jednak chatboty AI rozwiązują większość tych problemów.

W oparciu o modele dużych języków (LLM) chatboty AI, takie jak ChatGPT lub Copilot, mogą nawiązać z Tobą naturalną rozmowę i zrozumieć, co próbujesz powiedzieć. Dzięki temu rozmowa z chatbotami jest tak płynna, jak z prawdziwym VA. Mogą także wykonywać szeroki zakres zadań, takich jak formatowanie tekstu, generowanie obrazów i pisanie wiadomości e-mail. Czy to oznacza, że w końcu żyjemy w świecie, w którym każdy może mieć swój własny cyfrowy VA?

Chatboty AI mogą pomóc w tych zadaniach wirtualnego asystenta

Sztuczna inteligencja rozwija się w zawrotnym tempie, a nowoczesne chatboty AI, takie jak ChatGPT, Gemini firmy Google i Claude firmy Anthropic, zaczynają wykonywać zadania niegdyś zarezerwowane dla ludzkich asystentów. Oto niektóre zadania, często zarezerwowane dla wirtualnych urządzeń, które możesz wykonać za pomocą chatbota AI:

Ustawiaj alarmy i przypomnienia

Jednym z najprostszych, ale cennych zastosowań asystentów AI jest zarządzanie harmonogramem. Nienawidzę sporadycznie zaglądać do telefonu, aby ustawić alarm, wydarzenie w kalendarzu lub przypomnienie. Dużo łatwiej jest mi po prostu użyć głosu i powiedzieć Bliźniakom, żeby przypomniały mi, żebym „nakarmił psa o 19:00”. lub „zadzwoń do mojego redaktora o 20:00”. Nie wspominając o tym, że jest to szczególnie przydatne, gdy nad czymś pracujesz i nie chcesz się rozpraszać odblokowywaniem telefonu.

Mówiący towarzysz

Czasami po prostu potrzebujesz kogoś, od kogo możesz podrzucić swoje pomysły - zwłaszcza gdy pracujesz nad złożonymi problemami. Chociaż chatboty AI nie zastąpią znaczących rozmów międzyludzkich, stanowią doskonałe głośniki rezonansowe, gdy trzeba przetworzyć swoje myśli werbalnie. Często wykorzystuję je podczas pisania, aby zbadać różne punkty widzenia na dany temat. To jakby mieć Watsona u Sherlocka!

Podsumowanie transkrypcji rozmów

Robienie szczegółowych notatek podczas spotkań może być naprawdę uciążliwe, nie mówiąc już o rozpraszaniu, jeśli próbujesz prowadzić produktywną dwustronną rozmowę. Tutaj z pomocą przychodzą narzędzia AI, które przechwytują nagrania głosowe, transkrybują je, a nawet generują zwięzłe streszczenia rozmów. Zamiast gorączkowo zapisywać notatki, możesz skupić się na dyskusji i pozwolić swojemu asystentowi AI zająć się dokumentacją.

Nadaj priorytet swoim listom do przeczytania lub obejrzenia

Jeśli jesteś choć trochę podobny do mnie, prawdopodobnie masz nieskończoną kolejkę artykułów, filmów i podcastów zapisanych do późniejszego wykorzystania. Problem w tym, że kiedy zaczniesz je przeglądać, okazuje się, że wiele z tych rzeczy to bzdury i nie warte twojego czasu. Na szczęście możesz użyć asystenta AI, aby przeanalizować tę listę (i jej zawartość) i zasugerować, co skonsumować jako pierwsze, w oparciu o Twoje zainteresowania lub terminy. To tak, jakby mieć własną wersję silnika rekomendacji Netflix — ale do wszystkiego.

Pisanie e-maili i podstawowej dokumentacji

Gdybyśmy tylko mogli pisać „hmm” lub „k” w naszej komunikacji zawodowej, ale niestety musisz być nieco bardziej uprzejmy i elokwentny w swoich przemówieniach. Na szczęście asystent AI może to zrobić za Ciebie. Wystarczy, że nadasz mu kontekst dotyczący otrzymanego e-maila lub wiadomości oraz to, co chcesz powiedzieć, a w ciągu kilku sekund przygotuje profesjonalną odpowiedź. Następnie możesz go dostroić lub spersonalizować zgodnie ze swoimi potrzebami przed wysłaniem. To sprawia, że sztuczna inteligencja jest doskonałym narzędziem przyspieszającym codzienną komunikację lub pracę z dokumentacją, dzięki czemu możesz skupić się na ważniejszych sprawach.

Pomoc przy blokach kreatywnych i burzy mózgów

Wiele osób jest przekonanych, że sztuczna inteligencja zastąpi kreatywnych pracowników, ale jako pisarz-marketer rzadko znajduję treści oparte na sztucznej inteligencji, które generują pożądany poziom zaangażowania. Biorąc to pod uwagę, jest to naprawdę przydatne w procesie twórczym. Chociaż nic z tego, co zaleca, nie jest dobre, jest w stanie ponownie pobudzić moją kreatywność, co ostatecznie pomaga mi być bardziej produktywnym.

Zrozumienie ograniczeń - gdzie chatboty AI zawodzą

Chociaż chatboty AI mogą być niezwykle pomocne, nadal pozostają w tyle za ludzkimi wirtualnymi urządzeniami w kilku kluczowych obszarach. Oto kilka potencjalnych problemów z obecnym stanem chatbotów AI, które sprawiają, że stają się one frustrującymi asystentami.

Musisz używać wielu chatbotów AI — nie ma „jednej sztucznej inteligencji, która wszystkimi rządzi”

W poprzedniej sekcji wymieniłem kilka zadań typu VA, które mogą wykonywać chatboty AI - powinienem jednak wspomnieć, że jedno narzędzie AI nie jest w stanie wykonać tego wszystkiego. Pomimo szybkiego postępu w technologii sztucznej inteligencji nie widzieliśmy jeszcze jednego narzędzia, które mogłoby rządzić nimi wszystkimi. Każdy główny asystent AI - niezależnie od tego, czy jest to Google Gemini, Siri, ChatGPT, Claude czy Perplexity - ma swoje mocne i słabe strony. Kluczem jest wiedza, jakiego narzędzia użyć do jakiego zadania, w oparciu o to, w czym są dobrzy.

Na przykład Gemini na Androidzie (lub Siri na iPhonie) ma na celu pomóc Ci zarządzać inteligentnymi urządzeniami domowymi, podsumowaniami e-maili i podobnymi zadaniami wykonywanymi na telefonie za pomocą prostych poleceń głosowych. Jednak narzędzia te mają trudności z pracą wymagającą bardziej logicznego i zniuansowanego myślenia. Tutaj możesz użyć czegoś takiego jak ChatGPT lub Claude, które są lepsze do kodowania, pisania i ogólnej burzy mózgów - przynajmniej na razie!

Nie wykonają za Ciebie Twojej pracy

Bez względu na to, jak zaawansowana stanie się technologia sztucznej inteligencji, nie będzie ona w stanie odtworzyć Twojej wyjątkowej wiedzy, osądu i kreatywności. Pomyśl o swoim asystencie AI jako o narzędziu wspierającym, a nie o zamienniku ludzkiej inteligencji. Ma pomagać w wykonywaniu Twojej pracy, a nie robić ją za Ciebie.

Może pomóc w burzy mózgów lub powtarzaniu Twojej pracy, ale nie wykona (lub nie będzie w stanie) wykonać Twojej pracy za Ciebie - przynajmniej nie na tym samym poziomie elegancji, na jakim możesz. Dla porównania, VA, zwłaszcza jeśli współpracujesz z nim przez długi czas, będzie znał Twoje gusta i preferencje i może wykonać część pracy w Twoim imieniu.

Musisz boleśnie wyrazić swoje pragnienia

Jako ludzie, VA zwykle mają duży kontekst i rozumieją niuanse w ludzkich dyskusjach. Zasadniczo oznacza to, że nawet przy niejasnych instrukcjach możesz oczekiwać, że Twój VA wykona Twoją pracę tak, jak chcesz - zwłaszcza jeśli pracujesz z nim przez długi czas.

Natomiast narzędzia AI rozwijają się dzięki konkretnym, szczegółowym instrukcjom. W społeczności AI jest takie powiedzenie: „śmieci wchodzą, śmieci wychodzą. Niejasne polecenia będą również prowadzić do równie niejasnych lub nieprzydatnych odpowiedzi. Jeśli chcesz, aby chatbot AI wykonał określone zadanie, musisz bardzo jasno określić, czego chcesz, dlaczego tego chcesz i jak chcesz to zrobić.

Starając się być tak konkretnym, możesz pomyśleć: „Czy nie mógłbym zakończyć pracy szybciej, gdybym zrobił to sam, zamiast zachęcać sztuczną inteligencję, aby zrobiła to za mnie?” I tak, w wielu przypadkach szybciej jest wykonać pracę samodzielnie - zwłaszcza jeśli tworzysz coś wyjątkowego i jedynego w swoim rodzaju. Asystenci AI stają się produktywni, gdy używasz ich do automatyzacji nudnej i powtarzalnej pracy.