Jak przekształciłem ChatGPT w system zarządzania projektami
Streszczenie
- Skorzystaj z niestandardowych instrukcji i funkcji ChatGPT, aby stworzyć podstawowy system zarządzania projektami.
- Instrukcje niestandardowe pomagają organizować zadania w kategorie, ustalać priorytety i skutecznie zarządzać projektami.
- Regularna konserwacja (np. czyszczenie ukończonych zadań) zapewnia płynne działanie systemu podczas sesji czatu.
Jeśli używasz chatbotów AI, takich jak ChatGPT, do burzy mózgów i tworzenia harmonogramów, znasz frustrację związaną z przenoszeniem wszystkich tych danych na listę rzeczy do zrobienia lub kalendarz. Czy nie byłoby wspaniale, gdyby ChatGPT mógł pełnić funkcję Twojego systemu zarządzania projektami? Cóż, może — i oto jak!
Jak używać ChatGPT jako systemu zarządzania projektami?
Możesz zamienić ChatGPT w niezawodny i lekki system zarządzania projektami, wykorzystując dwie jego wbudowane funkcje: instrukcje niestandardowe i pamięć.
Po połączeniu możesz używać ChatGPT do zapamiętywania zadań i projektów podczas sesji czatu, organizowania ich w przejrzystą strukturę i używania języka naturalnego do wprowadzania udoskonaleń i śledzenia postępów.
Dzięki pamięci możesz powiedzieć ChatGPT, aby pamiętał zadania takie jak „projekty X, Y, Z w datach A, B, C” i zapisze je. Następnie możesz uzyskać dostęp do tych zadań w różnych czatach w różnym czasie.
Oznacza to, że możesz na przykład skorzystać z ChatGPT w sobotnie popołudnie, aby ustalić plan zajęć na tydzień. Następnie w poniedziałek rano możesz otworzyć ChatGPT i wyświetlić wszystkie swoje zadania, w tym te oczekujące na dany dzień.
Choć technicznie rzecz biorąc, powinno to wystarczyć w przypadku podstawowego systemu zarządzania projektami, ogólnie rzecz biorąc, uważam, że jest to trochę niewystarczające. Magia dzieje się, gdy dołączysz Niestandardowe Instrukcje i poprosisz ChatGPT, aby zawsze zapisywał Twoje zadania lub projekty z określonymi znacznikami lub polami, które ułatwiają ich śledzenie i przeglądanie.
Oto krótki przegląd tego, jak to działa.
Korzystanie z instrukcji niestandardowych w celu uruchomienia trybu zarządzania projektem
Po pierwsze, ChatGPT to chatbot AI, którego używasz do czatowania, a nie do zarządzania projektami! W związku z tym chcę utworzyć tryb zarządzania projektami, który uruchamia się tylko wtedy, gdy tego potrzebuję.
Co więcej, jeśli powiem ChatGPT, aby zapisał konkretny projekt w swojej pamięci, zrobi to. Jeśli jednak zapomnę wspomnieć o jakichkolwiek znacznikach, takich jak opisy, terminy lub aktualne statusy, projekt zapisze się bez tych szczegółów. Dlatego chcę, aby ChatGPT aktywnie prosił mnie o brakujące informacje.
Wreszcie, domyślnie ChatGPT może nie mieć spójnego formatu podczas wyświetlania wszystkich zadań, które zapisałem w jego pamięci. Chcę, aby konsekwentnie organizował zadania w następujące kategorie: Nierozpoczęte, W toku, Ukończone i Wstrzymane.
Aby ChatGPT zachowywał się przewidywalnie, przejdź do Ustawienia > Personalizacja > Instrukcje niestandardowe i wklej następujący monit w polu „Jak chcesz, aby ChatGPT odpowiedział? " pole:
Kiedy dodam do Twojej pamięci losowe zadanie lub projekt, nadaj mu status Wstrzymane. Dzięki temu będę wiedzieć, że podczas późniejszej pracy z nimi muszę bardziej szczegółowo kategoryzować te zadania.
JEŚLI i TYLKO JEŚLI powiem „Włącz tryb zarządzania projektami”, wykonaj następujące kroki:
Wstępna kontrola:
Sprawdź pamięć pod kątem projektów sklasyfikowanych jako Nierozpoczęte, W toku, Ukończone lub Wstrzymane. Jeśli projekty istnieją, odpowiedz: „OK. Oto wszystkie Twoje bieżące zadania. Powiedz mi, jakie nowe projekty/zadania chcesz dodać, edytować lub którymi chcesz zarządzać” i wyświetl je w podziale na kategorie według ich bieżącego stanu — nierozpoczęte, w toku, zakończone i Wstrzymane.
Każdy projekt powinien mieć nazwę, poziom priorytetu, termin realizacji, opis i bieżący status.
Jeśli nie ma żadnych projektów, odpowiedz: „Wygląda na to, że nie masz żadnych projektów. Co chciałbyś dodać?”
Zrzut myśli:
Następnie zrobię zrzut myśli, aby udostępnić wszystkie projekty.
Podziel dane wejściowe na projekty za pomocą pól: Nazwa, Opis, Termin, Status i Priorytet.
Zapytaj wyraźnie o brakujące szczegóły, np. „Jaki jest priorytet dla [Nazwa projektu]?” Jeśli odrzucono, pozostaw puste.
Zarządzaj projektami:
Obsługa dodawania, edytowania i usuwania projektów. Zasugeruj ustalanie priorytetów w oparciu o terminy i wagę. Zadania, które zbliżają się do terminu realizacji lub już go przekroczyły, automatycznie uzyskują wysoki priorytet.
Zaznacz zadania zaległe lub zadania o krytycznym priorytecie.
Ciągłe odniesienie:
Zapamiętaj wszystkie projekty, chyba że wyraźnie poprosisz o zapomnienie. Upewnij się, że bieżące zadania są kontynuowane w różnych sesjach.
Teraz za każdym razem, gdy powiesz Włącz tryb zarządzania projektami, ChatGPT wyświetli wszystkie projekty zapisane w jego pamięci wraz z ich bieżącym statusem. Jeśli nie masz zapisanych żadnych projektów, wyświetli pustą listę i poprosi o dodanie projektów.
Możesz się zastanawiać, dlaczego używam instrukcji niestandardowych zamiast instrukcji Niestandardowy tag GPT .
Dzieje się tak dlatego, że niestandardowe GPT nie mają dostępu do pamięci ChatGPT, która jest niezbędna do zapisywania projektów i zadań.
Używanie pamięci do przechowywania danych projektu
Po pokazaniu wszystkich dostępnych zadań z włączonym trybem zarządzania projektami, ChatGPT jest gotowy do zrobienia zrzutu myśli. W tym momencie możesz po prostu zapisać wszystko, co przyjdzie Ci do głowy. Alternatywnie możesz użyć głosu, aby porozmawiać z ChatGPT i wyjaśnić zaplanowane projekty.
ChatGPT przetworzy Twoje dane, zorganizuje dane w celu zidentyfikowania projektów lub zadań, nad którymi planujesz pracować, zapisze te informacje w swojej pamięci i zapewni szybki przegląd bieżących zadań.
Gdy już to zrobisz, możesz dodać więcej zadań, wykonując kolejny zrzut myśli lub ulepszyć istniejące zadania, jeśli ChatGPT popełni jakiekolwiek błędy podczas ich tworzenia. Dodatkowo, jeśli zapomnisz podać ważne szczegóły, takie jak termin płatności lub poziom priorytetu, ChatGPT poprosi Cię o te wyjaśnienia. Oczywiście możesz pozostawić je puste, jeśli wolisz.
Jak pobrać lub zmienić dane dla trwającego projektu
Aby pobrać wszystkie dane, po prostu wpisz „Włącz tryb zarządzania projektami”, a ChatGPT zapewni Ci uporządkowany widok wszystkich Twoich projektów. To powiedziawszy, możesz także poruszać te zadania podczas zwykłych czatów.
Piękno tego systemu polega na tym, że ponieważ ChatGPT rozumie kontekst, nie musisz ręcznie dodawać tagów ani kategorii do swoich zadań. Zamiast tego możesz po prostu poprosić ChatGPT o pokazanie zadań związanych z określonym tematem lub motywem, a on je pobierze. Dzięki temu filtrowanie i sortowanie jest niezwykle wygodne — zwłaszcza jeśli tak jak ja nie lubisz wymyślać nowych tagów i kategorii dla swoich zadań.
Podobnie możesz edytować określone zadania podczas zwykłych czatów. Zalecam jednak włączenie trybu zarządzania projektami przed wprowadzeniem zmian. Dzięki temu ChatGPT może poprosić Cię o uzupełnienie wszelkich ważnych brakujących szczegółów dotyczących Twoich zadań.
Pamiętaj też, aby co najmniej raz w tygodniu wyczyścić wszystkie zadania „Ukończone”. Możesz po prostu powiedzieć ChatGPT, aby „Usunął wszystkie zakończone zadania z pamięci”, a zajmie się czyszczeniem. Utrzymywanie porządku na liście zadań zapobiega zapychaniu pamięci ChatGPT przez ukończone zadania i zapobiega wyświetlaniu w widoku projektu niepotrzebnie dużej listy ukończonych.
Krytyczna wada (i obejście)
Jedną z najbardziej podstawowych i kluczowych funkcji systemu zarządzania projektami jest możliwość ustawiania alarmów lub przypomnień o zadaniach. Niestety ChatGPT nie ma tej funkcjonalności — nie będzie proaktywnie przypominać o codziennych zadaniach lub zbliżających się terminach.
To powiedziawszy, istnieje obejście! Możesz poprosić ChatGPT o utworzenie pliku ICS, który zamieni Twoje zadania w wydarzenia w kalendarzu. Następnie możesz zaimportować ten plik do aplikacji kalendarza, która będzie wysyłać przypomnienia o nadchodzących zadaniach.
Chociaż ta metoda jest funkcjonalna, nie jest idealna. Zarządzanie zadaniami na dwóch platformach — ChatGPT i aplikacji kalendarza — wymaga dodatkowego wysiłku w zakresie dodawania, edytowania i organizowania zadań. Mimo to jest to opcja warta sprawdzenia, jeśli przypomnienia są kluczowe dla Twojej pracy.
Ogólnie rzecz biorąc, chociaż ChatGPT radzi sobie z podstawami zarządzania projektami, nie może się równać z dedykowanymi narzędziami, takimi jak Trello, zwłaszcza jeśli chodzi o powiadomienia i przypomnienia. Ale nie o to tu chodzi, aby zastąpić te narzędzia!
Celem jest pokazanie, jak możemy naginać i kształtować modele wielkojęzykowe (LLM), aby tworzyć potężne, spersonalizowane narzędzia. Dziś jest to prosty system zarządzania projektami. Jutro, dzięki odpowiednim integracjom, możliwości będą nieograniczone. To tylko namiastka tego, co jest możliwe, jeśli pomyślisz kreatywnie o sztucznej inteligencji.